Vai birojiem ir nākotne?
18.06.2024
Irja Rae, “Figure Baltic Advisory” vadošā partnere
Baltijas valstīs mājas biroji jeb darbs no mājām bija diezgan izplatīta prakse jau pirms pandēmijas, taču līdzīgi kā daudzviet pasaulē, arī pie mums pandēmija būtiski mainīja mūsu darba vides dinamiku, ietekmējot izmaksas un mudinot darba devējus uz pārmaiņām. Šīs tendences ietekmējušas arī jaunu māju būvniecību, proti, nereti jaunajos dzīvokļos vai mājās jau ir iekļautas arī nelielas biroja telpas, lai būtu ērtāk strādāt no mājām.
Arvien biežāk varam dzirdēt, ka darba devēji lūdz cilvēkus atgriezties birojā, bet darbinieki to nevēlas. Tad darba devēji mēģina panākt vienošanos par biroja lietošanas principiem. Visbiežāk rezultāts ir hibrīddarbs: dažas dienas tiek pavadītas birojā, dažas - mājās. Visizplatītākais hibrīddarba modelis ir trīs dienas birojā, divas - mājās. Mūsu aptauja liecina, ka birojā pavadītais laiks veido aptuveni 50-80% no darba nedēļas, t.i. aptuveni 2,5 līdz 4 darba dienas.
Vai tukšais birojs ir nevajadzīgas izmaksas?
Tā kā birojos ir mazāk cilvēku, rodas jautājums, ko darīt ar biroju telpām? Uz jautājumu par attālināto darbu var raudzīties no vairākiem aspektiem: finansēm un administrācijas, darbinieku pieredzes, uzņēmuma vērtībām, vadības un organizācijas attīstības utt. Paraudzīsimies uz attālināto darbu no finanšu un administrācijas aspekta.
Šajā gadījumā galvenā uzmanība tiek pievērsta izmaksām, kas rodas, nodrošinot vienu darba vietu, un tas nav tikai atalgojums. Visbiežāk aprēķins ir pavisam vienkāršs – viens darbinieks nozīmē vienu darba vietu, izņemot maiņu darbu. Papildus atalgojuma un nodokļu izmaksām, ir arī izmaksas par nepieciešamo aparatūru, programmatūras licences, IT infrastruktūra, atbalsts un uzturēšanas pakalpojumi. Šīs izmaksas lielākoties nav atkarīgas no darbinieka atrašanās vietas, taču attālināts darbs var nozīmēt papildu ieguldījumus tehnoloģisko risinājumu drošībā. Darbiniekam nepieciešama arī telpa darbam, rakstāmgalds un krēsls, piemēroti darba apstākļi (temperatūra, gaisma, ventilācija), tas viss ir jāuzrauga, telpas ir regulāri jāuzkopj. Šīs izmaksas ir raksturīgas birojam, tāpēc bieži uzskatām – ja puse darbinieku strādā no mājām, mums nepieciešama uz pusi mazāka biroja platība, un uz vienu darbinieku varam tērēt ievērojami mazāk.
Tā gan nav pilnīga taisnība – salīdzinot klātienes un attālinātā darba izmaksas uz vienu darbinieku, nevajadzētu ņemt vērā tās izmaksas, kas rodas jebkurā gadījumā, piemēram, programmatūras, aparatūras un IT administrēšanas izmaksas. Bieži vien darba devējiem ir jāuztur dubulta infrastruktūra, lai darbinieki varētu strādāt gan mājām, gan birojā. Piemēram, IKT nozarē virkne darba devēju izmaksā darbiniekiem 36 eiro mēnesī, lai palīdzētu segt izmaksas, ko rada darbs no mājām. Ietaupījumi, ko radītu dzīve pasaulē bez birojiem, būtībā ir tikai tā daļa, kas paliek pāri, kad no kopējām darba vietas nodrošināšanas izmaksām atņemam visas pārējās izmaksas, izņemot tās, kas ir tieši saistītas ar fiziskas darba vietas
Ko darīt situācijā, kad ir birojs, bet cilvēku, kuri tajā strādātu, nav, vai viņu ir pārāk maz? Patiesībā šobrīd teju visos jaunajos birojos nepieciešamā platība tiek rēķināta, ņemot vērā mazāku cilvēku skaitu, nekā kopumā tiek nodarbināti attiecīgajā organizācijā. Parasti birojā vienlaikus var strādāt 50-75% no darbiniekiem. Un šeit jāņem vērā vēl kāds no iepriekš minētajiem aspektiem – uzņēmuma vērtības un darbinieku pieredze.
Kāpēc mums joprojām ir vajadzīgi biroji?
Ir svarīgi saprast, kāpēc mums joprojām ir nepieciešami biroji, un to, kā sinhronizētais darba laiks un vieta varētu ietekmēt tā efektivitāti. Londonas Biznesa skolas profesore Linda Gratone (Lynda Gratton) savā grāmatā “Redesigning Work” apraksta nepieciešamību pēc birojiem, pamatojoties uz darba laiku un vietu.
Pirmkārt, birojam ir priekšrocības, ko attālinātais darbs nevar aizstāt. Biroji ir piemēroti sadarbībai un inovācijām, piedāvājot iespējas tiešai komunikācijai un ideju apmaiņai. Tiešais kontakts ir radošuma un jaunu risinājumu pamats. Koplietošanas telpas birojā palīdz stiprināt komandas garu un organizācijas kultūru, kas savukārt ir pamatā darbinieku motivācijai un apmierinātībai. Otrkārt, birojs nodrošina tiešu atbalstu un iespēju ātri saņemt atbildes, kas ir īpaši noderīgi jaunajiem darbiniekiem un tiem, kuriem nepieciešams lielāks atbalsts. Birojā ir vieglāk organizēt piekļuvi specializētiem rīkiem un resursiem. Visi šie aspekti atbalsta efektīvu un kvalitatīvu darbu.
Eksperte definē četrus darba organizēšanas veidus: aktivitātes vienā un tajā pašā laikā, aktivitātes vienā un tajā pašā laikā dažādās vietās, aktivitātes dažādos laikos vienā un tajā pašā vietā un aktivitātes dažādās vietās dažādos laikos.
Darbs vienlaicīgi vienā un tajā pašā vietā, tāpat kā tradicionālās biroja sanāksmes un projektu darbs, nodrošina ātru tiešo saziņu, kas ir aktuāla un nepieciešama sarežģītu uzdevumu veikšanai un ātrai lēmumu pieņemšanai. Tas pozitīvi ietekmē komandas darbu un stiprina organizācijas kultūru.
Darbs dažādās vietās vienlaikus piedāvā elastību attiecībā uz vietu, piemēram, virtuālās tikšanās un vienlaicīgs darbs tiešsaistē. Tas sniedz iespējas strādāt vēlamajā vidē, taču rada problēmas, piemēram, atšķirīgas laika zonas un tehniskas kļūmes, kas traucē tiešsaistes komunikāciju.
Darbs no dažādām vietām dažādos laikos piedāvā elastību un ļauj izmantot globālos resursus, piemēram, asinhronu sadarbību, izmantojot e-pastu un projektu vadības programmatūru. Tomēr lēna atgriezeniskā saite un lēmumu pieņemšana var palēnināt darbu.
Darbs dažādos laikos vienā un tajā pašā vietā, piemēram, koplietošanas darba telpās, kuras darbinieki izmanto dažādos laikos, ļauj efektīvi izmantot resursus. Tomēr tas var mazināt komandas garu, jo darbinieki netiekas bieži.
Elastīga pieeja, kas apvieno dažādus darba veidus, var palīdzēt maksimāli palielināt darbinieku apmierinātību un produktivitāti. Lai sasniegtu labākos rezultātus, darba devējiem ir jāatrod līdzsvars starp darbinieku vajadzībām un darba raksturu.
Risinājums ir elastīgas biroja telpas
Daudz darba devēji jau ir atraduši risinājumu - biroji tiek iekārtoti atšķirīgi, koplietojot darbstacijas un radot papildu telpu sadarbības aktivitātēm. Runājot par darbinieku pieredzi, fiziskā vide ir vieta, kur cilvēki vēlas ierasties, kur tiek ģenerētas labas idejas un nostiprināta piederības sajūta komandai un organizācijai.
Kāds vadītājs nesen teica, ka vēlas birojā radīt mājīgu vidi, lai cilvēki justos ērti strādāt. Ne visi to var izdarīt, bet katrs darba devējs var padomāt par to, kas tiek darīts birojā un kā padarīt to labāku. Naudas ietaupīšana uz biroja rēķina un ieguldīšana algās sekmēs darbinieku apmierinātību īstermiņā, taču pavisam ātri cilvēkiem sāks pietrūkt organizācijas un komandas atbalsta.
Tiek lēsts, ka biroja uzturēšana rada aptuveni 30% no darba vietas izmaksām, un katrai organizācijai ir jāizlemj, kā tās tērēt vislabāk. Ilgtermiņā ietaupījumi var nebūt saprātīgākais risinājums, jo ir iesaistītas alternatīvās izmaksas un efektivitātes zudumi, un vājināta komandas izjūta, kas var izraisīt zemāku lojalitāti un lielāku darbinieku rotāciju.