Par kļūdām plānošanā

15.08.2024

Irja Rae, “Figure Baltic Advisory” vadošā partnere

Kļūdas plānošanā visbiežāk ir kognitīvas - cilvēki par zemu novērtē uzdevumus un to izpildei nepieciešamo laika, finanšu un resursu apmēru. Šīs kļūdas ir plaši analizētas projektu vadības kontekstā, taču problēma bieži ir sastopama arī citās jomās.

Plānošanas kļūdas rodas vairāku kognitīvu un psiholoģisku faktoru rezultātā. Biežākie cēloņi ir:

• Tieksme uz optimismu: cilvēkiem ir tendence pārvērtēt pozitīva rezultāta potenciālu, nenovērtējot negatīva iznākuma iespējamību. Viņi tic, ka projekti izdosies labāk, nekā tas notiek patiesībā.
• Pārāk liela pašpārliecinātība: cilvēkiem ir tendence pārvērtēt savas zināšanas un spējas, radot nereālistiskas prognozes.
• Stratēģiska manipulācija: reizēm cilvēki apzināti izsaka pārāk optimistiskas prognozes, lai projekts tiktu apstiprināts vai finansēts.
• Zināmu problēmu ignorēšana: cilvēki neņem vērā pagātnes pieredzi un problēmas, ticot, ka šoreiz viss būs labāk.
• Pieredzes trūkums: mazāk pieredzējuši cilvēki par zemu novērtē uzdevumu sarežģītību un nepieciešamo resursu apmēru.

Ar plānošanas kļūdām mēs sastopamies gan darbā, gan privātajā dzīvē, gan skolā. Esmu otrā kursa studente un bieži par zemu novērtēju nepieciešamo laiku dažādu studiju darbu izpildei. Tādēļ bieži gribu sevi nolamāt: man vajadzētu zināt, ka uzdevumi prasa vairāk laika, nekā sākumā domāju. Darbā mēs bieži redzam, ka lietas netiek izdarītas laikā; ikdienas dzīvē nenovērtējam laiku, kas nepieciešams, lai paveiktu kādu darbu vai nokļūtu tikšanās vietā, tādejādi radot stresu abām iesaistītajām pusēm – gan personai, kura gaida, gan personai, kura tiek gaidīta.

Nesen biju Austrālijā, kur, protams, apmeklēju Sidnejas Operas namu. Tas ir klasisks piemērs plānošanas maldiem. Operas nama būvniecība sākās 1957. gadā, un plānotais būvdarbu pabeigšanas laiks bija 1963. gads, bet ēku līdz galam uzbūvēja vien 1973. gadā. Turklāt būvniecības izmaksas daudzkārt pārsniedza sākotnējo budžetu. Plānošanas kļūdu dēļ projekts aizņēma daudz vairāk laika un bija dārgāks, nekā sākumā tika paredzēts. Līdzīgu piemēru varam atrast arī tuvāk – kad bija plānots, ka no Tallinas uz Rīgu varēsim doties ar ātrgaitas vilcienu?

Arī mūsu klientiem šī problēma nav sveša. Daudzi nepareizi novērtē, cik daudz laika ir nepieciešams, lai sagatavotu un iesniegtu datus noteiktajā termiņā. Sākotnēji cilvēki domā, ka viņi spēs datus iesniegt laicīgi, bet vēlāk atklāj, ka process ir sarežģītāks un laikietilpīgāks. Šis ir tipisks plānošanas kļūdas piemērs, kur netiek pienācīgi novērtēta uzdevuma sareģītība un nepieciešamā laika daudzums.

Kā atklāt un novērst plānošanas kļūdas?

Plānošanas kļūdu atpazīšana un laicīga novēršana ir būtiska, lai sasniegtu labākus rezultātus. Šeit ir daži padomi, kā tās atpazīt un novērst:

• Esiet reālistisks. Izmantojiet iepriekšējo pieredzi un pieejamos datus no līdzīgiem projektiem, lai prognozes būtu precīzākas.
• Sadaliet darbus mazākās daļās. Apjomīgi darbi var šķist nomācoši un neparedzami. Sadalot tos mazākās daļās, būs vieglāk novērtēt, cik daudz laika nepieciešams veltīt katram darbam, kā arī izvērtēt progresu.
• Izmantojiet rīkus. Izmantojiet laika plānošanas rīkus, lai strukturētu un saplānotu uzdevumus.
• Izmantojiet plānošanas rīkus, lai palīdzētu definēt uzdevumus un tos organizēt. Regulāri izvērtējiet progresu un pēc nepieciešamības pielāgojiet plānu. Izmantojiet progresa ziņojumus.
• Pamaniet un novērtējiet. Pamaniet un apbalvojiet sevi vai savu komandu, kad uzdevumi tiek paveikti laikā un ir izpildīti precīzi. Tas veicinās motivāciju precīzāk plānot laiku.
• Apmācības. Nepārtraukta mācīšanās un attīstība palīdzēs uzlabot laika plānošanas prasmes.
• Apzinieties savas emocijas. Apzinieties savas emocijas un mācieties tās pārvaldīt, lai izvairītos no nereālistiskām prognozēm.

Parasti jaunajai darba sezonai sākam gatavoties rudenī. Ja līdz tam vēlaties vairāk iemācīties par plānošanas kļūdām, iesaku šādas grāmatas:

• Daniela Kānemana (Daniel Kahneman) „Domā ātri, domā lēnām“. Lieliska grāmata par kognitīvajām kļūdām un lēmumu pieņemšanas procesiem, iekļaujot arī plānošanas kļūdas.
• Nassima Nikolasa Taleba (Nassim Nicholas Taleb) "Melnais gulbis. Zem neparedzamības zīmes". Pēta negaidītu notikumu ietekmi un izskaidro, kāpēc bieži tos neparedzam.
• Dana Arielī (Dan Ariely) "Predictably Irrational: The Hidden Forces That Shape Our Decisions". Aplūko, kā iracionāli spēki ietekmē mūsu ikdienas lēmumus.
• Sendliha Mullainata (Sendhil Mullainathan) un Eldara Šafīra (Eldar Shafir) "Scarcity: Why Having Too Little Means So Much". Analizē, kā nepietiekamība ietekmē mūsu domāšanu un lēmumus.
• Ričarda H. Teilera (Richard H. Thaler) Kasa R. Sunsteina (Cass R. Sunstein) "Nudge: Improving Decisions About Health, Wealth, and Happiness. Izskaidro, kā nelielas izmaiņas var pozitīvi ietekmēt cilvēku uzvedību.
• Džeimsa Klīra (James Clear) "Atomiskie ieradumi: Sīkas izmaiņas, ievērojami rezultāti“. Grāmata vairāk fokusējas uz ieradumu veidošanu, taču vienlaicīgi arī sniedz vērtīgus padomus kā labāk plānot un īstenot savus mērķus, vienlaikus izvairoties no plānošanas kļūdām.